gestion de messagerie

Je reçois énormément de mails chaque jour

Mon antivirus se charge des vrais spams, elle se trouve en amont de Outlook et ils ne rejoignent même pas la boite de réception. L’antivirus de Wanadoo assure même souvent trop bien sa tâche parce qu’il filtre à peu près tout ce qui est écrit en Anglais. Ce qui stoppe pas mal d’ articles médicaux dans les mailles de ce filet. Qu’importe, de toutes manières je n’ai pas le temps de les lire. Malheureusement, je participe aussi à des enquêtes qui sont gratifiées de bon d’achat de bouquins sur Amazone, et plus aucun d’entre eux n’a passé le cap de mon antivirus. J’ai sollicité la société, je ne dois pas être la seule, mais ils n’ont rien fait pour corriger cela. Du coup, je ne réponds plus à leurs enquêtes…

Passé ce premier barrage d’amont, arrivent une bonne centaine de mails chaque jour sur ma boite personnelle. Après nettoyage de tout ce qui a bassé la barrière virtuelle, 90% partent direct à la poubelle et il en reste une quinzaine en moyenne.

Certains sont issus d’un forum médical. Ma boite mail est paramétrée et ils se rangent automatiquement dans un dossier. Ils sont donc tous ensemble, et je peux les lire en vitesse, ils sont généralement courts et informatifs, avec des questions de gastro et les réponses adressées par les membres du forum. J’y apprend pas mal de petites choses importantes pour la pratique.

Petite vérification des « élements supprimés ». Invariablement, des messages importants sont passés directement à la trappe du message supprimé, et il faut donc aller les repêcher dans la poubelle a mails.

Quelques mails de copains, qui vont le plus souvent générer une réponse téléphonique. Je n’aime pas trop les échanges informatiques avec les amis. Sauf échange de données brutes, genre adresse, rendez vous. Mais pour les nouvelles des uns et des autres, rien ne remplace la voix

Le reste est constitué de mails professionnels. J’ai une boite professionnelle, mais je n’y ai pas accès de la maison. Et dans la journée, je n’ai généralement pas le temps de la consulter. Donc j’ai paramétré un transfert de ces messages sur ma boite perso. Et comme pas mal de gens connaissent les 2 adresses, je les reçois assez souvent en double.

Je lis tout de suite le message, mais pas toujours en détail. Le problème de la réception du mail pro le soir chez soi, c’est en premier lieu le stockage de ce que l’on a reçu. Les compte rendus de réunion se retrouvent ainsi en mémoire en premier chez moi, puis quand j’ai le temps dans mon portable professionnel, puis aussi sur mon disque dur virtuel en ligne.
Les dates de réunions, reçues le soir à la maison, ce n’est pas si facile à gérer. En effet, il faut sortir l’agenda pour les noter. Sinon, on oublie vite de les marquer. Question agenda, je n’ai pas cédé aux sirènes des électroniques, la bonne vieille version papier me convient parfaitement. Avec ratures multiples, vu la valse des changements de jour et d’horaires des réunions

Si je n’ai pas le temps, ou pas l’envie, ou pas le courage de faire tout cela, je me contente de marquer les mails importants. Clic droit de la souris, petit drapeau, ceux la, je sais qu’il faut aller les relire…

Malgré cette organisation quotidienne, il en  passe à la trappe. Je colle un drapeau et j’oublie ! Car les messages sont vite sortis du champ de vision, remplacés par les nouveaux.  Du coup, régulièrement, je remonte dans les jours précédents et reprends tous les messages avec drapeau. Je redécouvre des choses, dont je m’étais dit sur le moment: ah oui, très important, faut que j’y pense.

Tous ces messages sont du domaine professionnel, ils ont surtout pour objet mes activités de direction. Je ne communique pas avec les patients par mail. Les médecins hésitent à le faire, car nous avons toujours la peur que l’on nous reproche d’avoir manqué un message important, d’avoir laissé passer un résultat d’examen pathologique, ou une urgence à laquelle nous n’avons pas répondu. Et puis, il faut préserver sa vie personnelle, c’est important. Dès que les patients ont des possibilités de vous joindre facilement, certains peuvent devenir facilement intrusifs. Seuls quelques patients que je connais bien ont mon adresse mail.

Ce soir, il faut que je retourne dans mes petits drapeaux. En effet, je me souviens avoir reçu une convocation pour une réunion en Septembre, faut que j’aille vérifier le jour. J’en ai déja mis 2 le 4 septembre à la même heure, cause de flemme de vérifier mon agenda. Quoi, le 4 septembre, déja une réunion ! Mais oui, prévue depuis des mois, et j’avais oublié, naturellement

Allez, j’y retourne, séance drapeaux !

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